Les quatre adresses autour desquelles tourne un sommet
Bâtiment Europa
C'est ici que se tiennent les sommets, dans la structure en forme de lanterne adossée à l'ancien Résidence Palace. Les véhicules des délégations sont orientés vers des points de dépose définis, qui changent selon le niveau de la réunion, et l'îlot alentour est soumis à une circulation restreinte pendant toute la durée.
Justus Lipsius
Le bâtiment du Conseil fait face à Europa, de l'autre côté de la Rue de la Loi, et absorbe l'essentiel du trafic de travail : conseils ministériels, groupes de travail, représentations permanentes. Son rythme est hebdomadaire plutôt qu'exceptionnel, et c'est là que la plupart des délégations passent réellement leur journée.
Berlaymont
Le siège de la Commission se trouve à Schuman, à quelques minutes à pied du Conseil, mais c'est un tout autre problème en voiture. Les accès par l'Avenue d'Auderghem et par la Rue Belliard ne réagissent pas de la même façon aux restrictions, et le choix se fait le matin même, pas la semaine précédente.
Représentations permanentes
Les vingt-sept représentations permanentes sont dispersées dans le quartier plutôt que réunies en un seul lieu. Pendant les semaines de sommet, le savoir utile n'est pas de savoir où elles se trouvent, mais quelles rues entre elles sont encore ouvertes à cette heure-là.
Ce qu'une semaine de sommet impose réellement
Le quartier se ferme avant que le sommet ne commence
Les mesures de circulation autour de la Rue de la Loi et de Schuman sont mises en place avant la réunion, pas au moment où elle s'ouvre. Une prise en charge repérée sur le plan la semaine précédente peut se retrouver, le jour venu, à l'intérieur d'un périmètre fermé. Nous replanifions l'accès à mesure que les mesures sont publiées, et de nouveau le matin même si elles changent.
Les véhicules restent à disposition, ils ne sont pas garés
Les journées de sommet s'étirent, sans qu'on puisse les prévoir. Une délégation qui termine à 02:00 n'a pas envie d'appeler une voiture. Nos véhicules attendent, chauffeur joignable et habitacle prêt, aussi longtemps que dure la réunion.
Réservez la semaine, pas le trajet
Pendant les semaines du Conseil européen, la contrainte à Bruxelles est la disponibilité à l'échelle de la ville entière, car chaque délégation, chaque mission et chaque équipe de presse se dispute le même parc. Réservez la période, puis affinez les déplacements à l'intérieur.
Douze langues, un seul coordinateur
Une délégation arrive rarement en ne parlant qu'une seule langue. Notre coordination se fait en douze langues, et le chauffeur affecté à un déplacement est briefé dans la langue que la personne accompagnée emploie réellement, et non en anglais par défaut.
Les questions qui nous sont posées
Combien de temps à l'avance faut-il réserver pour une semaine du Conseil européen ?
Dès que les dates sont connues. Pendant les semaines du Conseil européen ou d'un sommet de l'Alliance, le facteur limitant à Bruxelles est la disponibilité des véhicules à l'échelle de la ville, et non notre propre planning : chaque délégation, chaque mission et chaque équipe de presse puise dans le même parc. Réservez d'abord la période, puis affinez les déplacements à mesure que le programme se précise.
Un véhicule peut-il attendre toute la journée et toute la soirée ?
Oui. Une journée de sommet se termine quand elle se termine. La mise à disposition est l'usage pour ce type de mission : le chauffeur reste auprès de la voiture, joignable, et l'habitacle demeure prêt. Vous n'aurez pas à appeler une voiture à deux heures du matin.
Que se passe-t-il lorsque la Rue de la Loi est fermée ?
Les fermetures autour du Conseil et de Schuman sont anticipées lorsqu'elles sont publiées, et replanifiées en temps réel lorsqu'elles ne le sont pas. Notre bureau des opérations conserve des accès alternatifs pour chaque bâtiment et informe le chauffeur avant le départ : une fermeture change l'itinéraire, pas l'heure d'arrivée.
Prenez-vous en charge plusieurs véhicules circulant comme une seule délégation ?
Oui. Des véhicules assortis, un chauffeur de tête qui tient le déroulé, un interlocuteur unique pour la délégation et une solution de repli pour tout véhicule retenu à un point de contrôle. Le convoi arrive d'un seul tenant : c'est tout l'intérêt d'un convoi.
La protection rapprochée est-elle disponible pendant les semaines de sommet ?
La protection rapprochée est mise en place avec des opérateurs agréés de notre réseau belge, dans le cadre de la réglementation belge sur la sécurité privée. L'étendue de la mission et les effectifs sont convenus par écrit avec vous avant l'intervention. Nos supports publiés ne montrent jamais le visage des agents de protection.
Communiquez-nous les dates avant que le programme ne soit arrêté
Nous bloquons la période, puis nous construisons les déplacements à mesure que l'agenda se précise. Chaque mission fait l'objet d'une proposition distincte.
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